Eu já falei um pouco sobre ROI de BI em dois posts:

O ponto nos dois casos era o mesmo: dinheiro voando pela empresa que foi recuperado com o uso de Inteligência de Negócios, comparado com o custo de cada solução. Como sempre, o ROI de projetos de BI é astronômico, é fora de escala. O primeiro se pagou em algumas semanas, e o outro deu um retorno de dezenas de vezes. Um exagero nos dois casos, não se importa como se examine a questão.

Em 8/8/16 (8+8=16! :-O ) meu grande amigo Rômulo me mandou um SMS:


Perguntas recorrentes: como avaliar o sucesso de uma implantação de ferramentas analíticas (BI); como medir, nesse caso, o ROI?


Eu prometi a ele responder com um post no blog, já que o assunto é extenso, interessante (e relevante) demais para um SMS.

Return On Investment

Em bom português, ROI significa “retorno do investimento”. Via de regra, ROI pode ser definido como, por exemplo, o tempo para um projeto pagar a si próprio ou o impacto do projeto sobre o faturamento ou o lucro anual.

E isso é óbvio, não é?

Toda Estrada Tem um Retorno Invisível

Pare um pouco. Respire, tire os olhos desta tela e olhe ao seu redor. De onde veio tudo que está por aí?

Do retorno esperado.

Por que você come quando está com fome? Porque espera que, em retorno ao seu ato de mastigar e ingerir, desapareça o incômodo da fome.

Por que compramos uma mesa, uma TV, pagamos um curso ou convidamos alguém para sair?

Por que trabalhamos? Por que uma empresa surge? Por que montamos projetos?

Fazemos tudo isso para obtermos um retorno, algo que vai aplacar uma vontade ou atender uma necessidade.

Tudo que fazemos, e por extensão tudo que uma empresa realiza, gera um retorno. É por isso que, às vezes, perceber o retorno de uma determinada ação é muito difícil, especialmente se é algo que pouco afeta sua realidade. Às vezes, o retorno de uma determinada ação só pode ser percebido quando aquela ação deixa de ser feita, como quando perdemos o emprego, ou quebra-se uma linha de produção. Neste momento vemos como é importante ter um salário, ou como uma peça que representam 10% dos custos de uma empresa pode ser responsável por mais da metade do dinheiro que entra.

Uma situação comum em que o ROI não é tão facilmente calculável é justamente a modernização de um recurso ou a manutenção de uma situação. Vamos bolar um cenário para um caso clássico, o ROI de um treinamento, e examinar algumas coisas.

Imagine um banco. Estamos em 2016 e nosso banco é uma empresa já estabelecida, operante. Fazemos uma pesquisa de opinião e descobrimos que nossos atendentes não gozam de boa reputação com a clientela. Ser mal-visto é ruim, e queremos diminuir essa percepção negativa. Decidimos, então, aplicar um treinamento de “atendimento qualidade total”.

Como medimos o ROI desse treinamento? Fácil: rodamos uma nova pesquisa e verificamos se a reputação melhou, certo?

NÃO! Errado!

É de ROI que estamos falando, de DINHEIRO, não de percepção subjetiva do atendimento pessoal.

Uma coisa é observar se o projeto – o treinamento – deu resultado. Outra, bem diferente, é descobrir quanto dinheiro ficou a mais com o banco por causa dessa capacitação!

Pense em outro cenário no mesmo negócio, o banco: um novo sistema interno vai entrar em operação, e a certa altura do roll-out é feito um treinamento no uso desse sistema. Seis meses mais tarde, com 100% dos usuários do novo sistema treinados e aprovados nas avaliações, a capacitação deu resultado? E o ROI, de quanto foi?

Talvez vocês conheçam essa anedota:

Ouvido na conversa entre dois empresários:

- Eu decidi que não vou treinar meu novo empregado. Imagine se eu invisto nele, preparo-o, e ele resolve ir embora?!

Ao que responde o outro empresário:

- É? E o que acontece se você não treiná-lo, e ele decidir ficar?

Vêem onde eu quero chegar?

Certos projetos oferecem uma dificuldade extra para calcular o ROI porque o retorno do projeto serve apenas para manter as coisas como estão, para evitar que piorem. Só conseguimos avaliar o quanto nos custaria não investir, como na anedota. Por extensão, podemos supor que o ROI desse tipo de projeto depende desse custo de não investir, do chamado custo de oportunidade.

Quadridimensional

Lá no começo dissemos que ROI pode ser, por exemplo, o dinheiro que o projeto gerou a mais, e aqui em cima mostramos que esse retorno pode não ser a mais e sim evitar uma perda, evitar um dinheiro “a menos”. Para fechar o assunto vamos apresentar umas equações simples, para ancorar o conceito na Matemática.

Uma das formas de calcular ROI é esta:

 

Definição simples de ROI.
Definição simples de ROI.

 

Aqui considera-se o ganho total de um investimento, contra seu custo. É uma fórmula válida para quando compramos ou vendemos alguma coisa, mas não quando mudamos algo na vida da empresa.

Quando um projeto é conduzido para mudar algo, precisamos considerar o impacto deste projeto ao longo do tempo. Basta pensar um pouco para entender o porquê: ao prevenir a interrupção da produção, por exemplo, você garante que o dinheiro vai continuar entrando. Se o projeto custa mais caro do que, digamos, um mês de produção, o ROI definido acima vai ser negativo se considerarmos o ganho do investimento apenas durante um mês, ou menos. Agora, este mesmo ROI se torna positivo – e cada vez maior – se considerarmos esses números a cada mês, ou dentro de um ano, por exemplo.

O chato de ver a questão sob este ponto de vista é que tudo passa a ter ROI, e não raro um grande ROI:

  • Se eu deixar de pagar meus empregados, eles param de trabalhar e eu paro de faturar. Então há um ROI aqui, que equivale a tudo que eu faturo!
  • Se eu deixar de pagar a eletricidade, ou a água, ou telefone, ou…, ou…, ou…, de novo, o dinheiro não vai entrar. Então, pagar tudo isso tem um ROI que é, de novo, igual a tudo que a empresa ganha!
  • Se eu deixar de investir na melhoria da empresa, meus clientes podem me abandonar, piorando meu faturamento. Logo, investir em melhorias tem ROI!

E asssim por diante. Esse raciocínio vai dar muita confusão se o levarmos adiante e por isso vamos manter o foco apenas nos projetos limitados no tempo. Esses projetos têm início e fim (um custo determinado), e normalmente mudam ou acrescentam algo na empresa (um impacto limitado.)

Ao considerarmos projetos e tempo, definimos o ROI como um retorno dentro de um período. Ou então como o tempo que o projeto leva para se pagar, em função de quanto esse projeto agregou de valor. Sob estas condições, a fórmula fica assim:

 

Definição de ROI com tempo.
Definição de ROI com tempo.

 

Leia: o ROI do projeto é medido em períodos, calculado como a razão entre o custo do projeto e quanto de dinheiro o projeto traz a mais. Se dissermos que período é mês, estamos calculando quantos meses o projeto leva para se pagar.

Essa é a fórmula de ROI que eu usei no post R$20M, e é o que nos interessa para responder a pergunta do Rômulo:


Em “uma implantação de ferramentas analíticas (…) como medir (…) o ROI?”


Ganha um bombom quem percebeu que essa é a fórmula para o famoso “vai levar X anos para se pagar”. ;-)

Só para completar, podemos calcular um percentual de retorno por período, deixando a equação semelhante à definição inicial:

Definição de ROI percentual, com tempo.
Definição de ROI percentual, com tempo.

Projetos de BI

Agora temos uma definição para ROI, e sabemos que o retorno pode ser tanto uma melhoria nos resultados quanto a prevenção de uma piora destes.

Antes de continuarmos, deixe-me esclarecer uma coisa sobre o meu amigo.


O Rômulo mora em uma cidade no estado do Rio de Janeiro e foi aluno meu numa das turmas de BI da 4Linux, à distância. Ele é muito gente fina e um dia, ao vir para um congresso em São Paulo, entrou em contato comigo e marcamos uma pizza. Conversa vai, conversa vem eu percebi que não era um aluno típico de BI. Ele estava terminando o doutorado e precisou de uma ferramenta de integração de dados, de relatórios etc. e por isso foi atrás do Pentaho. Daí optou pelo EAD da 4Linux etc. etc. etc.

Foi um certo choque para mim, quase tão grande quanto ter dado aula para o Prof. Fidelis – que ensina Data Mining há mais de 20 anos – e para o Grimaldi, do BI Com Vatapá, outro gigante nacional. Dar aulas para caras muito mais gabaritados do que eu me dá um tanto de medo, mas enfim.


Então quando o Rômulo faz perguntas, ele coloca a coisa em outro nível. Ele não diz simplesmente “ROI de BI”. Ele é preciso: “ROI da implantação de ferramentas analíticas”. E não faz isso por pedantismo ou para se exibidir – ele é gente fina, lembrem-se! – mas sim porque é precisamente essa a expressão.

O que é um projeto de “implantação de ferramentas analíticas”? É o que popularmente chamamos de “BI”, e mais recentemente de “Data Discovery”: é a disponibilização de dados, para análises ad hoc, por meio de alguma ferramenta de análise multidimensional.

Não BI, Mas Sim Ferramentas Analíticas

Quase lá!!

E o quê um projeto de “implantação de ferramentas analíticas” entrega? O que ele cria na instituição, na empresa? Que retorno ele traz?

Depende.

É isso mesmo que você leu: d-e-p-e-n-d-e. ;-)

Imagine que estivéssemos falando de Data Mining. O que um projeto de Data Mining entrega é um modelo matemático que vai ser usado para tomar decisões automaticamente. Esse tipo de projeto tem uma meta clara desde o começo. São sempre coisas como “aumentar X% as vendas”, “reduzir em 100 clientes/mês de perda por atrito”, “economizar K dinheiro na distribuição” e tals.

Mas e um projeto que coloca, nas mãos dos empregados, uma ferramenta para montar “relatórios”?

Depende: para que eram necessários esses “relatórios”?

Pode ser que sejam usados apenas para substituir um trabalho braçal feito todo mês, como consolidar o balanço da empresa.

Ou talvez o usuário esteja tentando bolar uma estratégia de cobrança para recuperar dinheiro de caloteiros.

Ou talvez para desafogar a TI, que gasta muito tempo só fazendo consultas triviais nas bases, servindo a empresa inteira.

Róidebiai

Esse subtítulo parece “pedro bial”, se lido bem rápido… :-)

O cálculo do retorno do investimento de um projeto de BI, em geral, ou de implantação de ferramentas analíticas, em particular, vai depender muito da clareza de objetivos do gestor que patrocinou o projeto.

Há um sério problema na indústria de BI hoje em dia porque nem todos entendem como usar os dados para gerar valor. Quando entendem do assunto, gestores patrocinam projetos de Data Mining, com metas claras e portanto ROI fácil de se calcular, ou então apoiam projetos que visam equipar a força de trabalho da empresa com um ferramental necessária para o trabalho diário. Neste caso, especificamente, a meta não é aumentar um faturamento, mas sim reduzir o esforço do trabalho como um todo, aliviar uma dificuldade sistêmica, azeitar melhor as engrenagens que mantém a organização eficiente, produtiva.

Calcular um ROI desse tipo de meta não é fácil, isso quando não é impraticável. É exatamente o caso de um projeto que não impacta criando algo novo, mas impedindo que se perca algo que já se tem, ou se tem pouco.

Assim, medir o ROI da implantação de ferramentas analíticas equivale a medir a produtividade dos beneficiados com essas ferramentas. Pode ser a redução do trabalho para gerar informações, pode ser uma maior velocidade na solução de problemas ou qualquer outra melhoria marginal, difusa pela empresa!

E, claro, temos casos pontuais no qual o cálculo do ROI é mais prático. Por exemplo, digamos que a tal ferramenta analítica foi trazida para um conjunto pequeno de profissionais, para resolver um problema pontual. Um projeto desses vai entregar alguma coisa muito definida, que facilita a medida de ROI.

Conclusão

Rômulo, você queria saber, em “uma implantação de ferramentas analíticas (…) como medir (…) o ROI?”

Depende! Que problema essa implantação mirava resolver? Resolveu? Agregou dinheiro ou apenas impediu o desperdício?

Essa é uma regra geral de BI que eu sempre reforço:


Projetos de Inteligência de Negócios resolvem problemas. Se sua instituição não tem um problema para resolver, então você não tem nenhuma necessidade de BI, não importa o que os vendedores de ferramenta digam em contrário.


Implantar recursos de Inteligência de Negócios sem ter claro que problema você vai resolver é uma coisa bem pouco inteligente. Se está muito difícil calcular o ROI do seu projeto de BI, pense duas vezes: precisa mesmo? Para fazer o quê? Para resolver que problema? Pode ser que você esteja no camiho errado!

Até a próxima! :-)

 

 

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