Departamento de BI

Empresas são divididas em partes: há uma parte que vende, outra que fabrica, outra que cuida da limpeza, outra que cuida dos computadores etc.

E quem, na empresa, cuida de BI?

A TI? Sério? “Qualé, Fábio, é claro que é a TI! Afinal, BI é um aplicativo/sistema/etc!”

Pois o fato é que BI e TI são água e óleo. Não quero dizer que eles são inimigos, mas sim que a cabeça de um cara que mantém um processo de ETL é diferente da cabeça do que cuida do servidor, um cara que escreve relatórios não necessariamente é um DBA, e assim por diante. Não dá para uma pessoa – ou um departamento – manter essas duas coisas tão distintas na cabeça, e fazer as duas bem (ou a alguém prefere fazer duas coisas mal e porcamente a uma só, bem-feita?)

Mais: quando você precisa de uma extensão da sua solução de BI, você procura o projeto de BI da TI. Já viu o tamanho do “projeto” de sistema operacional, ou de redes? Isso mesmo: não existe um “projeto” em TI que não cuide de TI! O time do ERP pode estar alocado na TI, mas é o time do ERP, não um projeto da TI.

Isso não é um fato óbvio, mas para uma empresa aproveitar tudo que BI pode oferecer ela precisa contar com uma equipe dedicada ao assunto, livre do risco de ser alocado em outras coisas, e com um “balcão” para atender à empresa. Essa não é uma idéia nova, aliás, mas está um pouco fora de moda. Muitas empresas que tentaram criar seu centro de BI fracassaram e desistiram, o que aumentou a rejeição à idéia.

Um centro de BI precisa de umas poucas coisas (fora ferramentas, infra etc.):

  1. Analistas de Negócios, para ser o ponto de contato da área de BI com a empresa. É uma função pública e notória, tal que qualquer um dentro da empresa sabe quem procurar para pedir algo de BI. Tem que ser uma pessoa com experiência na área, com habilidade de atendimento a cliente.
  2. Time de ETL, que monta e mantém os processos de carga dos dados.
  3. Time de Analistas de BI, uma equipe que acumula as funções de manter os auto-serviços da área de BI (a.k.a. tudo que o usuário faça sozinho) e atenda demandas pontuais. Por exemplo, são esses empregados que vão construir um relatório pré-formatado, um dashboard, fazer um projeto de Data Mining etc.
  4. Estatístico. Esse papel pode ser de um empregado, ou tercerizado por demanda. É ele quem realiza as análises mais sofisticadas, que são demandadas pelo time de Analistas de BI. (Um projeto de Data Mining envolve mais coisas que só fazer a análise – preparo dos dados, integração de resultados etc.)

E quando faz sentido montar essa equipe?

Normalmente, demandas de BI – acesso a dados da empresa para apoiar decisões – já são tratadas por departamentos de TI. Então, a menos que você tenha pulado através de uma máquina do tempo, vindo de antes da década de 90, você não precisa começar um projeto de BI já com departamento próprio – com certeza sua empresa já tem ao menos uma parte da TI que atende demandas de BI, mesmo que não tenha esse nome.

Quando essa parte da TI crescer ao ponto de consumir recursos de outras funções do departamento, chegou a hora de separá-la em um departamento só para cuidar de BI.

Também é uma opção a ser testada se a TI recorrentemente desvia os envolvidos nas funções de BI para tarefas do departamento. Como TI tem o mandato de manter a infra-estrutura informatizada da empresa funcionando, ela não pensa duas vezes em sacrificar os envolvidos com BI para manter servidores no ar, a rede íntegra, os sistemas rodando. Nesse cenário, a iniciativa de BI pode viver em eterno estágio de projeto zumbi: não morre de vez, mas também não está vivo. Não poder contar com informações confiáveis sobre seu negócio é um veneno lento – cedo ou tarde uma decisão errada e grande demais vai comprometer os resultados. Para evitar isso, separe o miolo de BI da TI, ou invista em uma equipe nova, à parte.

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Locale Intelligence para a Saúde no Pará

A Sespa implantou uma solução de BI com dados georreferenciados do Ministério da Saúde. Vá ao post do Solução em Aberto para ler a história toda (lá tem links para o blog do instrutor que treinou a turma e para a notícia no portal do estado.) Segundo o que aprendi com meu amigo Gerson Tessler, do Serpro, esse tipo de solução leva o nome de Locale Intelligence.

Há várias coisas legais sobre essa solução:

  1. É feita com Pentaho BI Server CE. Se alguém ainda tinha alguma dúvida sobre as capacidades da plataforma CE em comparação com a EE, não deve ter mais. Claro que EE tem suporte (importante para o médio e longo prazo) e é mais bonita e fácil de usar (importante para produtividade do analista.) Mas como eu sempre digo, ambas são capazes de exibir a mesma informação e explorá-la da mesma forma.
  2. Os dados são do Ministério da Saúde, não da Sespa. Se ninguém percebeu, a solução está 100% pronta para QUALQUER estado ou município – basta mudar o filtro dos dados! (Claro que não é assim tão simples – quem já viu esses dados no site do MS sabe que dá mais trabalho que só mudar um campo e ainda tem a parte do mapa, mas o gênio saiu da garrafa.)
  3. Melhor ainda: dá para fazer um nacional e aberto ao público!

Eu sei que muitos orgãos de saúde (e de outros temas, como segurança), de estados e municípios, estão tentando ou já fizeram seu próprio sistema – também com Pentaho. A novidade no presente caso é a divulgação. Nesses anos conectados em que vivemos, dividir conhecimento é o fator mais importante para mais melhorias. A Sespa vai apresentar essa solução mês que vem, em Brasília, na Câmara Técnica de Informação e Informática em Saúde do Conselho Nacional de Secretários de Saúde (Conass). Tomara que a partir dali as administrações públicas invistam mais nessas soluções.

Outra idéia (que eu vou tentar enviar para a equipe de desenvolvimento) é compartilhar a solução no Portal do Software Público Brasileiro. Isso pode facilitar a adoção e evolução da solução.

Data Mining

A mera existência da solução da Sespa é um grande avanço. Imagine o que poderia fazer um analista de Data Mining que pusesse a mão nessa solução? Com os dados limpos e integrados, com históricos, pode-se elaborar modelos que detectam o surgimento de epidemias, estudos de alocação e retorno de investimentos, estudos científicos, médicos etc.

Não acreditam? Ouçam (ops, leiam) essa:

Rob McEwen, presidente da Goldcorp Inc., Toronto, Canadá, disparou uma corrida do outro virtual criando um fantástico desafio para os geologistas do mundo: mostraremos todos os nossos dados sobre a mina de Red Lake se você puder nos dizer onde provavelmente vamos achar nosso próximo seis milhões de onças de ouro. Prêmios: um total de US$575,000, com o primeiro prêmio de US$105,000.

Bom, os dados foram liberados no meio de muito desconforto, já que esse é um mercado de segredos. E o resultado é que eles cavaram em quatro locais dos cinco ganhadores, e acharam ouro em todos os quatro! De uma produção anual de 53.000 onças de ouro em 1996, eles passaram para 504.000 onças/ano em 2001. Um crescimento de 10 vezes em 5 anos!!! Sem nunca terem posto os pés na mina, especialistas foram capazes de estudar os dados e descobrir novas oportunidades. O presidente da companhia acredita que esse compartilhamento de dados é parte do futuro dos negócios. Adivinhem com o que ele se inspirou para abrir os dados? Linux. ;-)

Os dados do Ministério já estão abertos. A solução da Sespa é um primeiro passo. Mal posso esperar para ver onde isso vai dar.

Dois Mil e Oitocentos Por Cento

Projeto Pentaho teve ROI de 2800%, pagando-se em duas semanas. Isso sim é BI!!

Vamos aos detalhes:

  • Empresa: StoneGate,
  • Solução: rastreamento de trabalho e hora extra.
  • Resultado: rastreando o custo médio da hora trabalhada, a StoneGate passou a identificar rapidamente a necessidade de novas contratações e agendamentos. Com isso o custo médio da hora trabalhada caiu, resultando em economia anual de pouco mais de US$1,800,000.00.
  • ROI:
    • Faturamento extra (=economizado) por mês após a solução: US$1,800,000.00/12=US$150,000.00
    • Custo da solução: US$75,500.00
    • ROI: 75,500.00/150,000.00 = ~0,5 mês

A Empresa

A StoneGate Senior Living é uma empresa de cuidados com adultos em três estados norte-americanos. Grosso modo, é uma empresa de gestão de asilos e home care.

O Desafio

Para suportar as operações do negócio, a StoneGate pagava horas extras conforme o necessário. Eles não tinham boa visibilidade de como essas horas extras se distribuiam, mas havia um problema sério em pagá-las: gente que trabalha hora extra fica mais cansada. Eles queriam evitar a fadiga dos empregados que faziam hora extra, porque no médio e longo prazo, empregados cansados pioram o clima de trabalho e reduzem a qualidade do serviço.

A Solução

Em 2009 a StoneGate identificou no Pentaho uma boa ferramenta para montar um processo de análise contínua do pagamento de horas extras. Com mais algum investimento em serviços e licenças, eles passaram a monitorar a quantidade de horas extras por dia, ao invés de por meses como era antes. Com isso eles passaram a ser capazes de identificar aumento de demanda que justificasse a contratação de mais gente, reduzindo o cansaço da força de trabalho e reduzindo, incidentalmente , o custo médio da hora trabalhada. Como a hora extra é mais cara, compensa pagar mais gente que pagar mais para as mesmas pessoas.

E o melhor de tudo: para implementar a solução, a StoneGate contratou a Webdetails, do maior brasileiro de Portugal, Pedro Alves!

Conclusão

Quando você toca uma banca de pastéis, é relativamente fácil identificar desperdícios, custos aumentados ou novas oportunidades. Quando seu negócio se espalha por vários estados, várias empresas e muitos clientes, ninguém conseguirá acumular todos os dados na cabeça para identificar espontaneamente oportunidades de melhoria. É isso que é BI: uma disciplina para melhorar os resultados da empresa, através de métodos e ferramentas.

Nesse ponto, tanto faz a ferramenta que você escolher. Eu sempre escolho Pentaho porque conheço seus concorrentes e sei que ele é mais flexível, mais versátil, custa menos que eles, e tem performance comparável a qualquer um. Aliás, essas costumam ser as vantagens de todo Software Livre, e é por isso que eu prefiro usar SL.

(Como um exercício, uma solução de ETL, MicroStrategy e, vai, MS SQL Server correspondente provavelmente custaria coisa de US$150K-US$250K, talvez levassem mais tempo para ficar pronto, e provavelmente consumiria mais hardware. O ROI seria menor, especialmente ao longo dos anos, mas não seria muito menor.)

Mas não acredite em mim: baixe o relatório e leia você mesmo. Até a próxima!